Covid-19 a été la crise la plus perturbatrice affectant les entreprises, la société et l'économie du Royaume-Uni de l'histoire de la paix. Il a été démontré que le virus était plus nocif et mortel que quiconque l'avait prédit il y a quelques mois à peine. En conséquence, des milliers d'entreprises n'avaient d'autre choix que de fermer les portes de leurs bureaux et de mettre en œuvre une stratégie globale de travail à distance pour tout le personnel.
À propos de l'auteur Sridhar Iyengar est directeur général de Zoho Europe. De plus, en raison du rythme extrêmement rapide auquel les choses se sont accélérées, de nombreuses entreprises au Royaume-Uni n'ont pas eu plus d'une semaine ou deux pour revoir l'ensemble de leur stratégie opérationnelle interne, pour passer à un modèle de travail à 100 % à distance. S'il est vrai que les initiatives de travail flexible ont été une tendance croissante dans un nombre croissant d'entreprises ces dernières années, des milliers d'entreprises ne sont tout simplement pas prêtes à préparer toute une main-d'œuvre au travail à distance.
infrastructure informatique
Beaucoup se trouvent dans une position où ils ne disposent pas de l'infrastructure informatique et des applications nécessaires pour superviser les opérations. Ils manquent également d'outils de collaboration et de technologie pour faire face à l'évolution du travail à distance et sont mal équipés pour former le personnel à l'utilisation des nouveaux systèmes. De plus, la gestion de tâches telles que la paie, l'analyse, les finances, les ventes, ainsi que la sécurité des données et la cohésion du lieu de travail par vidéoconférence en un demi-mois peut prendre du temps. . Une enquête récente de la société de capital-investissement Leonne International a révélé que plus d'un quart des décideurs d'entreprise pensent que leur entreprise manque de travailleurs qualifiés pour gérer "le travail à distance généralisé et à long terme du personnel". Dans le même temps, quatre entreprises sur XNUMX déclarent avoir l'intention d'augmenter leurs investissements informatiques et technologiques pour soutenir leurs employés travaillant en isolement familial, et près de la moitié des entreprises devraient être plus ouvertes à la collaboration en cette période difficile. . La bonne nouvelle est qu'il existe de nombreux services et technologies disponibles pour garantir que les entreprises puissent continuer à fonctionner de manière relativement fluide, malgré les perturbations.
Logiciel en tant que service
Avec les développements modernes des capacités de logiciel en tant que service (SaaS) et des technologies cloud, par exemple, le monde n'a jamais été mieux placé pour faire face à une crise qui a confiné tant de personnes chez elles dans un avenir prévisible. . L'une des périodes les plus difficiles pour les entreprises assez chanceuses pour survivre à cette période horrible et à la récession imminente est maintenant. Recycler les employés, s'habituer aux nouveaux services et applications et recréer une version à distance de la culture de bureau est la moitié de la bataille pour maintenir la productivité et même la rentabilité de votre entreprise. Cependant, s'engager dans une approche "toute nouvelle" du travail à distance ne signifie pas que vous devez rincer votre culture d'entreprise avec l'eau du bain. En fait, les fournisseurs d'outils commerciaux basés sur le Web et les sociétés de développement de logiciels ont passé des années à s'assurer que leur technologie fonctionne de la manière la plus fluide et la plus sécurisée possible, permettant aux employés de basculer de manière transparente entre les environnements distants et de bureau, sans perturber ni perturber la culture d'entreprise ou les canaux de communication. La technologie ne peut pas remplacer la culture, mais elle peut la compléter. La culture peut toujours être promue à distance et cela peut être dû à un leadership fort qui donne le ton et veille à ce que les mêmes aspects culturels soient promus dans toute l'entreprise. Cependant, il est toujours vrai que l'adoption d'un grand nombre de nouveaux services en quelques semaines peut être difficile, et il y a un certain nombre de choses que les entreprises et les employés doivent garder à l'esprit lors de la mise en œuvre d'un modèle de travail 100 % à distance :
Comprendre la technologie
Sans apprendre aux lecteurs de TechRadar comment sucer des œufs, il est important que tous vos employés, collègues ou même responsables soient à jour sur la technologie requise pour vos opérations commerciales et, plus important encore, sur chaque type de technologie. Par exemple, à moins qu'il ne soit déjà en place, il est essentiel que les principaux décideurs soient conscients de la différence entre l'infrastructure en tant que service (IaaS), le logiciel en tant que service (SaaS) et la plate-forme en tant que service (PaaS), ce qui est nécessaire selon l'offre et les exigences de votre entreprise.
Choisissez la simplicité
Bien sûr, la mise en œuvre d'une stratégie de travail à distance doit commencer par la bonne technologie. Il peut être si facile pour les responsables des opérations de sélectionner une variété d'outils ou de logiciels en ligne différents auprès d'une multitude de fournisseurs différents en fonction des évaluations des utilisateurs. Cela se traduit généralement par un "monstre Frankenstein" d'une infrastructure informatique, avec différentes applications SaaS exécutant différents services ou fonctions d'une entreprise. Par conséquent, il est impossible de visualiser les données d'une organisation sur une échelle de temps utile pour prendre des décisions commerciales stratégiques. Cela ne devrait pas être le cas et les entreprises devraient s'assurer que toutes les applications et tous les logiciels proviennent d'un seul fournisseur, sur une seule plate-forme. La facilité d'utilisation est également un facteur clé à prendre en compte lors de la sélection d'un nouveau fournisseur, d'autant plus que le personnel doit s'adapter rapidement et travailler à distance.
Investissez dans les ressources en ligne
Un récent rapport d'un groupe de réflexion britannique a révélé qu'un tiers des employés ont vu leur système de visioconférence planter au cours des trois dernières semaines. Cela n'est pas surprenant compte tenu de l'afflux important de travailleurs à distance et de l'énorme pression que cela exerce sur les ressources informatiques à domicile existantes. Les organisations confrontées à des pannes informatiques constantes n'ont manifestement pas réussi à s'adapter aux exigences en ligne du travail à distance. Cela nécessite une bande passante Internet appropriée (un foyer comprenant 2 à 4 travailleurs à distance doit envisager une vitesse de téléchargement d'au moins 100 à 200 Mbps). De plus, le matériel obsolète utilisé auparavant pour rien de plus que la navigation sur le Web peut ne pas convenir au travail à domicile. Les organisations doivent envisager de mettre à niveau les ordinateurs ou les webcams des employés avec un équivalent moderne s'il y a des problèmes de performances ou de productivité en cours (généralement la spécification système d'au moins 4 Go de RAM, une unité de traitement (CPU) avec une vitesse de traitement de 1.6 GHz et un disque dur ou un disque SSD avec au moins 100 Go d'espace est idéal).
sécurité
Depuis l'épidémie de Covid-19 au Royaume-Uni, nous avons constaté une augmentation du nombre de cybercriminels essayant de profiter de la nouvelle politique généralisée de télétravail en entreprise. Une vague de nouveaux appareils non sécurisés et une utilisation accrue des appareils domestiques ont donné aux cyber-attaquants une foule de nouveaux points de vente à embaucher, pirater ou corrompre, ce qui signifie que les données d'entreprise sont plus vulnérables que jamais. Il est essentiel d'utiliser un fournisseur de services de plate-forme qui donne la priorité à la sécurité et à la confidentialité. Les éléments à prendre en compte lors de l'examen de la sécurité d'un fournisseur de services sont : font-ils de la publicité ? - si tel est le cas, il est probable que les données client seront utilisées d'une manière ou d'une autre pour la publicité personnalisée, de sorte que vos données personnelles et professionnelles ne sont pas seulement stockées dans votre propre infrastructure informatique, mais également chez les prestataires de services faisant de la publicité sur votre plateforme . Vous devez également déterminer si l'entreprise pour laquelle vous travaillez possède son propre centre de données ; si tel est le cas, vous pouvez être plus assuré que les procédures de sécurité et de diligence raisonnable les plus strictes sont en place pour maintenir la sécurité. données des services que vous utilisez.
La formation en ligne
Tout le monde ne peut pas s'habituer immédiatement aux nouvelles technologies. Il est donc important que des sessions de formation en visioconférence soient proposées à tous les collaborateurs, afin que chacun puisse se familiariser le plus rapidement possible avec les nouvelles technologies. Cela contribuera non seulement à la productivité, mais aussi à la sécurité de l'entreprise : il est facile d'oublier que l'afflux du travail à distance encourage les cybercriminels opportunistes à cibler des employés qui ne le connaissent peut-être pas bien. des mesures simples de cybersécurité ou de détection de fraude. L'accès instantané aux conseils en ligne et à l'assistance technique est également inestimable aujourd'hui, c'est pourquoi chez Zoho, nous avons amélioré notre service d'assistance technique en ligne 24h/7 et XNUMXj/XNUMX.