De la rencontre de tennis sur invitation uniquement au spectacle de tetris, nous connaissons tous le grognement quotidien de la planification. Mais il est temps de se demander : pouvons-nous transformer des tâches chronophages en un moyen de gagner du temps ? La technologie est là. Une grande partie du problème reste l'étiquette partagée qui permettra à chacun de s'aligner et de planifier aussi efficacement que possible. Des questions comme : est-il possible d'envoyer à quelqu'un un lien ouvert vers votre calendrier afin qu'il puisse choisir ses propres dates ? Combien de créneaux devriez-vous offrir à quelqu'un ? etc. À propos de l'auteur Adam Bird est co-fondateur et PDG de Cronofy Après des années de travail sur la planification avec certaines des marques les plus respectées au monde, nous avons estimé qu'il était temps de formaliser le label de planification pour faciliter la vie de chacun. Ce sont donc nos "règles de planification". Lisez-les, vivez-les, partagez-les et rendons le monde de la planification meilleur.
La planification doit se faire en un clic et non via un e-mail interminable
Imaginez si les magasins en ligne vous obligeaient à discuter de chaque détail par e-mail. Cela vous rendrait fou. Au lieu de cela, cliquez simplement sur un bouton et il fera le travail pour vous. Personne ne veut envoyer les dates et les heures manuellement. Avant de vous en rendre compte, vous n'avez plus que cinq e-mails et rien ne fonctionne toujours. Au lieu de cela, il est facile d'envoyer à votre invité un e-mail qui lui permet de choisir et de confirmer automatiquement l'heure et la date qu'il peut faire. Cependant, tous les liens en un clic ne sont pas créés égaux. Dans certains cas, ils exposent votre calendrier indéfiniment. Donc, si vous tweetez cette URL à un client, soyez prêt à ce que n'importe qui dans le monde puisse réserver dans votre emploi du temps quand il le souhaite, avec les détails qu'il souhaite. Un cauchemar pour le service client.
Ne faites pas travailler vos invités
La plus grande erreur de planification est peut-être d'envoyer à quelqu'un un lien totalement générique qui n'inclut même pas vos coordonnées. C'est 100% impersonnel, avec 0% d'effort de votre part. Cela ne semble pas réfléchi, alors une excellente façon de montrer que vous vous souciez d'elle est de la personnaliser avec vos coordonnées. Sans cela, cela donne immédiatement une première impression qu'ils ne sont pas assez importants pour que vous puissiez prendre une seconde pour le personnaliser. Oui, cela devrait être simple et rapide pour vous. Mais assurez-vous de ne pas simplement leur donner l'effort. Utilisez un outil où vous pouvez remplir tous les détails de votre côté que vous connaissez peut-être déjà. Cela leur laisse le temps de choisir. N'oubliez pas que vous êtes également un invité sur leur calendrier. Si quelqu'un ajoute une réunion appelée "Appeler Adam" à mon emploi du temps, ce n'est pas immédiatement clair lorsque je passe en revue ma journée. Soyez explicite sur les participants ou sur le but de la réunion, par exemple, « Appel : Max <> Adam ». Votre invité devrait saisir instantanément le contexte lors du premier scan.
Offrez cinq à six options
Parfois, c'est un jeu de chiffres. Si vous le pouvez, essayez d'étaler vos options de réunion à au moins deux heures différentes sur trois jours différents. C'est le meilleur moyen de couvrir la majeure partie de la semaine et de démarrer les réunions du premier coup. Et n'oubliez pas les fuseaux horaires... Le streaming le matin et l'après-midi maximisera également vos chances. Cela est particulièrement vrai dans un monde où le travail à domicile est en hausse, où les gens jonglent avec d'autres responsabilités parallèlement à leur journée de travail habituelle.
Accordez toute votre attention à vos invités
Vous ne pouvez pas contrôler le calendrier de l'autre personne, mais vous pouvez vous assurer que vous pouvez vous concentrer pleinement sur la réunion. Assurez-vous d'avoir une période tampon de chaque côté de vos réunions. Cela vous permet de bien vous préparer, de lire n'importe quel matériel, de vous familiariser avec l'ordre du jour et le contexte de la réunion. Cela signifie également que vous n'avez pas cette conclusion précipitée à la fin. Si la réunion se déroule bien ou s'il y a plus à discuter, avoir un peu de temps pendant environ cinq minutes pour s'écouler enlève la pression. Vous pouvez vous assurer que tout est couvert et peut-être sauter une réunion de suivi pour faire gagner du temps à tout le monde. La suppression de la contre-pression vous met également d'une manière plus agréable. Nous passons beaucoup de temps sur les appels vidéo en ce moment, et il est facile de négliger l'aspect humain important des interactions. Donnez-vous du temps pour apprendre à connaître la personne avec qui vous interagissez.
Réservez moins de temps
Lorsque vous les résumez vraiment, les réunions portent généralement sur deux choses : partager des informations et obtenir des commentaires. Il est très facile de réserver automatiquement en une demi-heure ou une heure sans penser au coût du temps. Il est de notoriété publique que vous devez calculer le coût des réunions en additionnant le temps facturable de toutes les personnes présentes. Pour minimiser ce coût, réfléchissez à la manière dont les outils de partage d'informations pourraient être utilisés dès le départ, plutôt que de les couvrir dans la salle. Pouvez-vous utiliser quelque chose comme Loom pour parler de ce dont vous voulez discuter afin que tout le monde commence la réunion sur la même page ? Pouvez-vous demander des idées ou des questions à l'avance pour avoir une idée de l'horaire requis plutôt que de faire des suppositions? Avez-vous même besoin de la réunion? Une fois de plus, la technologie montre le potentiel de minimiser les réunions coûteuses et épuisantes et de les remplacer par des réunions super efficaces qui ne couvrent que ce dont ils ont besoin.
Planification intégrée
Enfin, si vous créez des outils qui nécessitent une planification, ils doivent être intégrés directement. Vous ne devez pas forcer les utilisateurs à accéder à une application de calendrier, puis à revenir aux heures sélectionnées. S'il peut être automatisé, il devrait l'être. La planification native de cette manière est le Saint Graal de l'expérience client : plus rapide, meilleure et plus facile. Une bonne planification est presque invisible dans la plupart des domaines, puis extrêmement visible et impressionnante dans le soin que vous montrez à votre invité. C'est une opportunité d'entrer dans des relations professionnelles avec un sentiment de facilité plutôt que de fardeau. Plus important encore, si nous pouvons mettre tout le monde sur la même longueur d'onde sur la façon de s'y rendre, cela devrait faciliter la vie de tout le monde.