La facturation électronique est le meilleur moyen de faire des affaires. Moins cher, plus rapide, moins erroné, il s'intègre directement dans votre processus comptable et est plus respectueux de l'environnement que la facturation papier et numérique. Les appareils électroniques connectés à Internet sont nombreux. Cela étant dit, il est plus que probable que certaines opérations et processus normalement effectués manuellement soient informatisés. L'informatisation des processus manuels vous permet souvent de rationaliser votre entreprise et de fonctionner avec une efficacité maximale, et l'expédition des factures ne fait pas exception.
qu'est-ce qu'une facture électronique?
Une facture électronique est électronique tout au long de son cycle de vie. signifie que la création, l'expédition, le paiement et la comptabilité financière sont tous effectués via un système informatique de bout en bout. Cependant, cela ne doit pas être confondu avec une facture numérique, qui est simplement une facture papier scannée, probablement au format .PDF. Les factures électroniques diffèrent des factures numériques car elles nécessitent que des travailleurs humains enregistrent des informations sur les factures - il s'agit d'un processus manuel, et non d'un processus entièrement électronique/informatisé. Bien que le terme générique soit « facture », une facture électronique, ou facture électronique, fait référence à des bons de commande entièrement électroniques, des notes de débit, des notes de crédit, des conditions et des instructions de paiement, des bons de paiement, ainsi que des factures. En règle générale, une facture électronique est envoyé sous forme de fichier .XML ou .CSV. Cependant, les factures électroniques peuvent se présenter sous de nombreux formats de fichiers ou formulaires Web. Par exemple, CurrencyPay propose un portail de facturation électronique où les utilisateurs envoient leurs factures par e-mail avec des liens de paiement intégrés. Ces liens vous permettent de régler vos factures en un clic.Avantages de la facturation électronique.
Lorsque vous comparez la facturation sans papier au papier traditionnel ou à la facturation numérique, qui est en fait une facturation papier, vous pouvez voir que la facturation sans papier surpasse les méthodes de facturation traditionnelles dans plusieurs domaines de performance : Coût L'utilisation d'une facture électronique vous permet d'économiser beaucoup d'argent par rapport au papier et factures numériques. En utilisant une facture numérique, vous n'avez plus à payer le papier sur lequel vos factures sont imprimées ni les frais de port nécessaires pour envoyer vos factures à vos clients. Lorsqu'il s'agit d'une facture numérique, une facture électronique vous permet d'économiser de l'argent car il faudra moins de temps pour saisir vos données dans les livres comptables. Une facture numérique nécessite toujours la saisie des données par un membre du personnel, un exploit fastidieux pour lequel un employé doit être payé (le temps, c'est de l'argent !). Par exemple, en 2013, le Trésor américain a estimé que si la facturation électronique était mise en œuvre dans tous les bureaux du gouvernement fédéral, elle pourrait réduire les coûts de 50 % et économiser 450 millions d'euros par an, et il est probable que ces statistiques aient augmenté depuis le rapport. . a été publié (2013). Efficacité Les utilisateurs de la facturation électronique trouvent généralement que la facturation électronique rend leur entreprise et leurs clients plus efficaces et plus simples. Les factures électroniques peuvent être automatisées pour envoyer des factures récurrentes, votre client peut les payer en un clic de souris et, en règle générale, les factures électroniques sont transférées directement dans vos registres, éliminant ainsi les données chronophages. Processus d'entrée parfois coûteux. Lorsque le PDG de Vantage Finance, Kevin Halverson, a commencé à utiliser la facturation électronique au sein de son entreprise, il a constaté que son processus de facturation était devenu plus efficace. "L'objectif a toujours été de faciliter le financement et le transfert d'argent des entreprises et des consommateurs", a déclaré Halverson. "Et les fonctionnalités de facturation électronique de Currency ont permis à Vantage de s'en rendre compte : 'Au lieu d'appeler chacun de mes clients et de collecter des informations sur la carte, je peux désormais envoyer une facture qui peut être payée et traitée par mon client' directement par e-mail. " Selon Halverson, la facturation électronique a rationalisé leurs processus de facturation en éliminant les étapes et en tirant parti des méthodes de communication quotidiennes (e-mail) pour rendre le processus de facturation plus convivial.
(Image : © Crédit d'image : Pixabay) Vitesse Les factures électroniques peuvent être envoyées, reçues, payées et réglées plusieurs fois plus rapidement que les méthodes de facturation papier et numérique ; La vitesse à laquelle ces processus se produisent peut réduire considérablement le temps nécessaire à l'intégration de vos informations de facturation dans votre système comptable. Souvent, les informations du format de facture électronique sont simplement téléchargées ou synchronisées automatiquement dans vos systèmes comptables. cela élimine le temps (et le coût) dont un employé a besoin pour saisir manuellement les données. Exactitude Les factures électroniques sont plus susceptibles d'être exactes que les factures papier et numériques. Lors de l'utilisation d'une facture électronique, le processus de facturation comporte moins d'étapes et donc moins de friction. Lorsqu'un employé est responsable de la saisie et de la transmission de données, comme dans les méthodes de facturation numérique et papier, une erreur peut survenir à différentes étapes, par exemple lors de la création de la facture, du paiement du client et de la saisie des données. Mais lorsque vous utilisez une facture électronique, il n'y a qu'un seul point où une erreur peut être commise : lors de la création initiale de la facture. De manière générale, l'utilisation d'une facture électronique réduit le risque d'erreur dans votre processus de facturation et dans vos livres comptables. respectueux de l'environnement Utiliser des factures électroniques est meilleur pour l'environnement que d'utiliser des factures papier. La fabrication de produits en papier est connue pour contribuer de manière significative à la déforestation. En conséquence, l'utilisation d'une méthode de facturation dématérialisée démontrera que votre entreprise a assumé sa responsabilité sociale pour la préservation de l'environnement.