Bien que de nombreuses organisations planifiaient ou mettaient déjà en œuvre des stratégies de transformation numérique lorsque la COVID-19 a frappé, la pandémie a incité ces entreprises à accélérer leurs efforts. Comme le travail à domicile est devenu la règle, et non l'exception, les entreprises se sont empressées de mettre en place des outils de collaboration afin que les employés puissent travailler ensemble et rester productifs depuis différents endroits.
Aujourd'hui, avec l'essor du retour au bureau et du travail hybride, les entreprises doivent réfléchir à ce à quoi ressemblera la collaboration dans le monde « post-pandémique ».
Dans le milieu de travail hybride, les organisations tentent de trouver le juste équilibre entre donner aux employés distants la flexibilité dont ils ont besoin pour être productifs et s'assurer que la technologie répond également aux besoins des employés de bureau, a déclaré Megha Kumar, vice-présidente de la recherche, des logiciels et du cloud. services chez IDC. "Ainsi, en ce qui concerne les outils de collaboration, les organisations se rendent compte qu'elles doivent mettre en place des politiques sur la manière dont les employés interagiront efficacement les uns avec les autres", a-t-il déclaré.
Les entreprises doivent s'assurer que, peu importe où se trouvent les employés ou quels appareils ils utilisent, ils ont accès aux bonnes informations au bon moment, a déclaré Kumar. Et les fournisseurs d'outils de collaboration tentent d'étendre et d'améliorer les capacités de leurs produits pour répondre aux besoins de ces organisations. Ces fournisseurs doivent s'assurer que les employés de leurs clients peuvent vivre les mêmes expériences en utilisant leurs outils de collaboration sur n'importe quel appareil, a-t-il déclaré.
Travail hybride + collaboration = tension
Il existe une tension autour de la collaboration lorsqu'il s'agit de travail hybride, a déclaré Adam Preset, vice-président analyste principal des technologies d'expérience des employés chez Gartner. Ce que les organisations ont appris, c'est que la technologie qui fonctionne lorsque les gens sont entièrement à distance doit être modifiée ou changée lorsque certains employés sont au bureau et que d'autres travaillent en dehors du bureau.
Les réunions hybrides en sont un excellent exemple. Les plateformes de visioconférence comme Zoom, WebEx et Microsoft Teams fonctionnent bien si tout le monde est à distance et que tout le monde apparaît dans le même rectangle de taille sur un seul écran ; Cela met tout le monde sur un pied d'égalité. Les entreprises ont développé les meilleures pratiques et l'étiquette pour s'assurer que tout le monde peut participer, comme encourager les gens à insérer de nouvelles idées via la fonction de chat, a déclaré Preset.
Mais une fois que cette réunion entièrement à distance se transforme en réunion hybride, les organisations reviennent à la dynamique pré-pandémique, sauf que maintenant seuls quelques travailleurs sont dans la salle de réunion tandis que beaucoup d'autres travaillent à distance, a-t-il déclaré. .
"L'hôte qui pourrait organiser la réunion de bureau a besoin d'une technologie qui lui permette de voir tout le monde à distance aussi près que possible de sa taille réelle. "L'hôte d'une réunion de bureau doit également être capable de voir le contenu et les personnes qui participent, d'écouter tout le monde et voir d’autres signaux numériques transmis par des personnes distantes », a-t-il déclaré.
"Cela pourrait signifier que s'ils lèvent la main, utilisent-ils l'outil de levée de main ?" Dit le préréglage. "Si quelqu'un tape quelque chose dans le chat, existe-t-il un moyen pour l'organisateur de la réunion dans la salle de le voir sur grand écran ou de recevoir une petite notification indiquant qu'une conversation parallèle a lieu pendant une réunion ? Etc."
Les nouvelles fonctionnalités des logiciels de visioconférence peuvent contribuer à rendre l'expérience de réunion plus équitable pour tous. La Smart Gallery de Zoom, par exemple, utilise l'intelligence artificielle pour créer un flux individuel de chaque participant dans la salle de réunion afin que les participants distants puissent voir plus clairement leurs mouvements et leurs expressions faciales.
Et le matériel de salle de réunion d'aujourd'hui, comme la caméra MeetUp de Logitech, offre des fonctionnalités hybrides comme la possibilité de trouver et de cadrer automatiquement chaque participant dans la salle, des réglages de niveau de volume pour des voix plus fortes et plus faibles, et d'autres améliorations pour créer une meilleure expérience. pour les participants à distance.
Ces types de changements dans les réunions techniques sont nécessaires pour que le travail hybride réussisse à long terme.
De nouveaux outils pour des temps nouveaux
Les organisations devraient également mettre en œuvre une technologie qui permet la collaboration avec les travailleurs « sans bureau » ou « de première ligne », tels que les techniciens de terrain, les chauffeurs de camion, les employés d'entrepôt, le personnel médical et de vente au détail, afin qu'ils se sentent connectés, a déclaré Josh Bersin, fondateur et PDG de The Josh. Compagnie Bersin. un consultant en ressources humaines.
Les travailleurs sans bureau n'ont souvent pas accès à l'intranet de l'entreprise, ainsi qu'aux conférences téléphoniques et aux sessions de formation qui aident les membres de l'équipe à rester connectés. Ces travailleurs peuvent ne pas avoir le temps d'assister à une réunion ou ils peuvent ne pas être en mesure d'interrompre leur travail pour trouver des ordinateurs de bureau exécutant le dernier logiciel de collaboration. Au lieu de cela, ils utilisent souvent leurs propres appareils mobiles et applications non sécurisés pour rester connectés.
Par conséquent, les entreprises doivent se concentrer sur l'amélioration de la capacité des employés sans domicile à collaborer avec leurs collègues, où qu'ils se trouvent. Une façon pour les entreprises de le faire est de déployer des applications sans ordinateur de bureau, a déclaré Bersin.
"Votre entreprise ne souhaite peut-être pas que votre téléphone résidentiel devienne votre système éducatif car il n'est pas très sécurisé", a déclaré Bersin. "Mais il en existe désormais, comme WorkJam, qui sont conçus pour des communications de bout en bout avec des personnes qui n'ont pas d'ordinateur. Et les grands fournisseurs essaient de comprendre comment construire Microsoft, par exemple, a ajouté un certain nombre de fonctionnalités destinées aux informaticiens en première ligne à son application mobile Teams ces dernières années.
Cherchant à accroître l'engagement de tous les types d'employés, le fournisseur a également récemment lancé une nouvelle application de travail social sur sa plateforme d'expérience des employés Microsoft Viva appelée Viva Engage, une sorte de réseau social pour les employés de l'entreprise, a déclaré Bersin. L'application est disponible sous forme de plug-in pour Microsoft Teams, que l'entreprise positionne comme une plaque tournante pour la collaboration et la communication.
Viva Engage, qui repose sur Yammer, l'ancien outil de réseautage social de Microsoft, permet aux employés d'une organisation de se connecter entre eux et avec les dirigeants de l'entreprise "pour trouver des réponses aux questions, partager leur histoire unique et trouver leur appartenance au travail". selon Microsoft. L'objectif de Viva Engage est d'aider les employés à se sentir davantage inclus dans le lieu de travail hybride.
Parmi les autres outils émergents pour créer une communauté entre les travailleurs de différents endroits, citons les applications de refroidisseurs d'eau virtuels, les plates-formes d'apprentissage en ligne et les outils de messagerie vidéo asynchrone. Et plusieurs fournisseurs de technologies de premier plan, dont Cisco, Meta et Microsoft, explorent l'utilisation d'environnements virtuels pour les réunions et autres événements.
"Je viens de parler aux équipes de produits Microsoft et leurs plans sont impressionnants", a déclaré Bersin. "Microsoft Mesh for Teams, qui devrait sortir au milieu de l'année prochaine, vous permettra de remplacer votre présence vidéo par un avatar, de créer des salles virtuelles et d'implémenter des espaces 3D dans Teams. Imaginez un salon professionnel, une conférence d'apprentissage ou une expérience d'intégration en 3D, le tout propulsé par Teams. Je dois croire qu'il y aura un tsunami d'intérêt pour cette technologie.
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