La saison actuelle de la grippe et les inquiétudes concernant le virus COVIN-19 amènent de nombreuses entreprises à reconsidérer leur approche de la gestion des maladies au sein de la main-d'œuvre. Les employés malades doivent-ils venir au bureau et risquer de propager leur maladie ? Idéalement non, mais les pressions du travail peuvent souvent donner l'impression aux travailleurs qu'ils doivent se rendre au bureau, pour une réunion critique, voire pour être « vus », même si la visioconférence devrait donner l'impression d'un 39 ; option simple, facile et abordable à mettre en œuvre.
À propos de l'auteur Paul Clark, vice-président principal et directeur général EMEA chez Polycom. Dans le même temps, le ministère britannique des Transports a indiqué que la réduction du nombre de réunions en face à face peut avoir un impact significatif sur l'environnement et réduire les budgets des voyages d'affaires. Par conséquent, la nécessité pour les organisations de discuter et de remettre en question les politiques actuelles de travail flexible et à distance augmente. Cela ne pouvait pas mieux tomber pour contribuer à la lutte contre le changement climatique. L’industrie aérospatiale veille à atteindre son objectif zéro carbone d’ici 2050 et de nombreuses entreprises s’efforcent de réduire leur propre empreinte carbone pour démontrer qu’elles assument leurs responsabilités. Mais comment rendre les réunions à distance et le travail d’équipe aussi efficaces que d’être sur votre lieu de travail en personne ? La réponse réside dans la garantie d’une collaboration en ligne productive et significative qui renforce l’engagement, la confiance et la sincérité associés aux réunions en face à face. Voici quatre façons de rendre les réunions virtuelles aussi efficaces que celles qui ont lieu en personne.
1. Assurez des discussions ciblées avec un son de haute qualité
Que vos employés travaillent dans un bureau ouvert bruyant, dans un café animé ou chez eux dans une pièce pleine d'enfants ou d'animaux de compagnie, il existe un flux constant de distractions qui empêchent les participants de se concentrer pleinement sur une réunion virtuelle. Vous ne pouvez pas vous rapprocher de l'orateur pour mieux l'entendre, et augmenter frénétiquement le volume peut rendre la voix des participants plus forte, mais cela ne bloquera pas le bruit de fond. Investissez dans des écouteurs dotés de la technologie ANC (Active Noise Cancelling) pour bloquer les bruits de fond afin que les employés puissent se concentrer et s'immerger dans une réunion. Des écouteurs de bonne qualité garantissent également que les voix des utilisateurs sont entendues avec une clarté parfaite, garantissant que leurs contributions soient clairement et clairement transmises aux autres participants (sans bruit de fond).
2. Rendez les réunions en ligne interactives
Créez des environnements de réunion en ligne qui encouragent la collaboration et le partage en permettant à tous les participants de partager et de consulter des documents, des écrans et de travailler sur des idées en équipe en temps réel. Il n’est plus nécessaire d’attendre que les e-mails commencent à fonctionner et il n’y a plus de question sur la version d’un document à modifier. Les réunions qui peuvent être organisées rapidement et permettent une telle collaboration via vidéo signifient également que les idées peuvent être travaillées chaque fois que la créativité est déclenchée. Cela signifie une prise de décision plus rapide, car les équipes peuvent examiner, discuter et considérer plusieurs aspects en même temps, ce qui se traduit par des réunions virtuelles plus interactives et productives. Forrester le confirme, notant que les équipes qui utilisent la vidéoconférence pour collaborer partageront non seulement des informations plus rapidement, mais réduiront également les délais de mise sur le marché pour la mise en œuvre de produits ou de services.
3. Fournir une technologie qui s'intègre sans effort
Ne faites pas de la compatibilité technologique un problème lorsque vos employés cherchent à communiquer avec des clients, des partenaires ou toute personne extérieure à l'entreprise. Tout le monde n'utilisera pas la même configuration de visioconférence, alors assurez-vous que la plate-forme que vous avez choisie s'intègre à toute la gamme de technologies de collaboration et de communications unifiées. Les meilleurs téléphones de conférence intégreront plusieurs applications audio et vidéo, notamment Zoom, Microsoft Teams, Amazon Chime, etc., le tout via la même interface tactile fluide. Les barres et casques de visioconférence haut de gamme imitent également cette approche, avec des applications natives intégrées pour un accès direct aux appels.
4. N'oubliez pas la qualité de l'image
Jusqu'à 80 % de la communication consiste en des indices non verbaux et visuels, tels que le langage corporel et les expressions faciales. Ne faites donc aucun compromis sur la qualité vidéo lors des réunions virtuelles. Une caméra de mauvaise qualité rendra les images granuleuses pour les autres participants et sera particulièrement mauvaise sur des écrans plus grands. Ne faites aucun compromis sur la qualité vidéo : assurez-vous que les travailleurs à distance, les salles de réunion et les petits espaces de bureau sont équipés de caméras professionnelles et éliminez le recours aux versions d'ordinateurs portables de mauvaise qualité. Pour la caméra installée dans une salle de bureau, recherchez des fonctionnalités de caméra telles que le suivi automatique du locuteur, qui se concentre sur la personne qui parle, afin que les participants rejoignant à distance aient l'impression d'être dans la même pièce.
Productif où que vous soyez
Les réunions doivent être faciles et la technologie ne doit pas être un obstacle à la collaboration. Des politiques de travail flexibles peuvent contribuer à promouvoir l'utilisation de réunions virtuelles et encourager les employés à travailler au meilleur endroit compte tenu de leurs responsabilités, de leur charge de travail et de leur bien-être. Suivre ces conseils aidera les organisations à réduire leur empreinte carbone en permettant aux employés de passer moins de temps à voyager, tout en améliorant leur équilibre travail-vie personnelle.