Notre façon de travailler évolue, offrant aux employés une plus grande flexibilité et plus de moyens de communication que jamais. Mais avec plus de canaux de coordination et de collaboration, les informations sont de plus en plus fragmentées entre différentes applications et plates-formes d'entreprise. Résultat: les responsabilités ne sont pas claires, le travail est compartimenté et les employés ont du mal à suivre les notifications sans fin.
À propos de l'auteur Robbie O'Connor, responsable EMEA chez Asana. Ajoutez à cela le défi posé par des systèmes obsolètes, tels que les e-mails, qui laissent des informations et des documents critiques coincés dans des fils de discussion ou inaccessibles à toute l'équipe. Ce manque de transparence signifie que les employés sont obligés de passer des heures par semaine à rechercher des informations et de perdre un temps précieux à essayer de se rattraper.
Les employés de toutes tailles d'entreprises, dans tous les secteurs, passent des heures dans des réunions inutiles, répondent à des e-mails, répondent à des e-mails, recherchent des documents et des fichiers et font des efforts en double. Notre indice d'anatomie du travail a révélé que les travailleurs mondiaux du savoir pensent qu'ils passent un tiers de leur temps au travail, mais en réalité, près du double sur des tâches répétitives de faible valeur, y compris la recherche d'informations, les réunions et la communication au travail. La même enquête a révélé que les performances (39 %) et la rétention (33 %) des employés étaient les plus durement touchées par les organisations qui ne gèrent pas efficacement les charges de travail. Bien que tous les travaux ne soient pas de grande valeur, il existe des moyens de réduire la quantité de tâches improductives ou répétitives effectuées quotidiennement, notamment en minimisant les réunions inutiles ou en automatisant les tâches répétitives. Clarifier comment hiérarchiser le travail en fonction de ce qui apportera le plus de valeur commerciale est un autre excellent moyen d'améliorer les performances et d'accroître l'efficacité. Chez Asana, nous nous appuyons sur une structure appelée « Pyramide de la clarté » pour aligner chacun sur le but et les objectifs de haut niveau du travail quotidien qu'il accomplit, et sur les résultats concrets que le travail individuel devrait produire. Ces objectifs de haut niveau doivent être intégrés à un sous-ensemble d'objectifs à court terme, créant une base solide qui permet aux responsables de fournir une vision claire de ce qui doit se produire et quand.
Comment la technologie façonne-t-elle notre façon de travailler? quels sont les avantages et les inconvénients?
Ces dernières années, nous avons assisté à une explosion d'applications et de logiciels conçus pour aider les employés à améliorer la communication et la collaboration. Cela représente un défi et une opportunité pour les organisations et leurs employés. Bien que l'adoption de nouvelles applications et de nouveaux outils puisse souvent être la solution idéale pour augmenter la productivité des employés, leur efficacité dépend des équipes qui les utilisent. Du point de vue des employés, il est important de prendre le contrôle de vos notifications, sinon ils finiront par vous contrôler. Les notifications partiellement désactivées ou laissées activées pour des projets spécifiques peuvent aider à limiter les distractions au travail et vous permettre de les désactiver après votre absence pour la journée. Les entreprises qui ont créé le logiciel que nous utilisons pour leur travail veulent également s'assurer que les utilisateurs peuvent « fermer ». Chez Asana, nous améliorons les notifications mobiles et Web, permettant aux clients de mieux contrôler comment et quand ils reçoivent les alertes. Les entreprises doivent également essayer de définir comment et quand utiliser les outils, en précisant s'ils intégreront ou remplaceront les processus existants et quel devrait être le résultat souhaité pour chaque individu. Si ces considérations ne sont pas prises en compte, le chaos s'ensuivra, laissant les équipes aux prises avec des processus variés et des flux de travail disjoints.
Comment les organisations peuvent-elles gérer efficacement les processus individuels et d'équipe pour réduire la duplication du travail?
La duplication du travail est généralement le résultat d'un manque de visibilité, soit au niveau des équipes individuelles, soit entre différents départements. Plus de 10 % de la journée d'un employé (4 heures et 38 minutes par semaine) est consacrée à des tâches déjà effectuées. Cela représente plus de 200 heures d'efforts dupliqués et de perte d'efficacité chaque année. C'est un résultat surprenant lorsque tant d'informations et de documents importants sont liés dans des e-mails ou enfouis dans des fils de discussion. Pour éviter cela, les organisations devraient essayer de mettre en place des outils offrant une plus grande transparence, tels que des services de partage de fichiers, qui rendent les fichiers et les informations plus accessibles aux gestionnaires et aux employés de l'organisation. . De plus en plus, la transparence peut également encourager une plus grande responsabilisation des employés pour le travail qu'ils font, ce qui peut faciliter la collaboration des équipes.
Pourquoi l'automatisation est-elle essentielle pour améliorer l'engagement des employés et obtenir de meilleurs résultats commerciaux?
Nous vivons dans un environnement de travail de plus en plus dynamique et mondialisé, et pour suivre le rythme et rester compétitifs, il deviendra de plus en plus essentiel pour les entreprises et leurs employés de mettre en œuvre des processus et des technologies qui les soutiennent. travailler plus intelligemment, pas plus dur. Pour suivre le rythme, les entreprises doivent essayer d'augmenter leur adoption d'outils automatisés pour éliminer ou minimiser le nombre de tâches répétitives ou de faible valeur de la journée de travail et donner aux employés le temps de se concentrer sur le travail pour lequel ils ont été embauchés. . Cela contribuera non seulement à accroître l'efficacité, mais aidera également les employés à s'investir davantage dans la manière dont le travail qu'ils effectuent fait progresser les objectifs de l'entreprise.