Le traitement des documents est devenu populaire dans les années 1990, lorsque les entreprises traitant de grandes quantités de courrier ont réalisé que la perte d'un seul courrier pouvait avoir des implications financières et juridiques importantes.
C'est le secteur financier le plus touché par sa dépendance systématique à l'égard des communications papier.
Mais le traitement des documents va bien au-delà de la simple numérisation quotidienne de tous les courriers sur un serveur interne. C'est ce qui se passe après coup, et à cause de ces complications, de nombreux professionnels de l'informatique n'étaient pas disposés à gérer les grandes quantités de données ou de matériel spécialisé que l'image exige.
Ceux qui s'aventurent dans le processus de traitement de documents ont besoin d'un équipement fiable et d'une gestion facile pour obtenir le premier gain qui vaut l'investissement, et c'est ce que promet le scanner de traitement de documents Raven. Pro.
Est-ce le premier pas vers un bureau sans dossiers ni piles de papier ou un autre appareil qui prendra bientôt la poussière dans un classeur ?
Prix et disponibilité
Raven propose quatre scanners désignés Original, Standard, Compact et le modèle Pro examinés ici. La mise en page Pro provient directement des fabricants dans des combinaisons de couleurs noir et blanc et coûte 649.85 $ avec une expédition gratuite en 2 jours aux États-Unis.Ce prix comprend l'accès gratuit au stockage de documents Raven Cloud et, pour le moment, il n'y a pas de limite au nombre de documents numérisés que vous pouvez stocker dans cet établissement.
Concevoir et construire
Contrairement aux autres scanners, les scanners de documents conçus pour votre flux de travail de traitement de documents ne ressemblent pas au matériel bon marché et fragile que les fabricants d'imprimantes installent dans leurs MFP.
En effet, une feuille de papier peut sembler lisse pour la plupart des gens, mais lorsqu'un million de feuilles passent par un scanner, cela a un impact similaire à celui d'avoir scanné à plusieurs reprises du papier de verre.
Les mécanismes robustes du Raven Scanner Pro évitent certaines de ces préoccupations, bien que la plupart des utilisateurs puissent facilement confondre ce matériel avec un petit télécopieur.
Hors de la boîte, la machine ne nécessite que l'ajout du chargeur de documents et l'unité d'alimentation branchée pour être prête à l'emploi.
En plus de l'alimentation et du câble, une ligne USB et un tampon encreur avec le mot "Scanné" sont également fournis.
Une façon d'utiliser le scanner consiste à utiliser l'écran tactile de 8 pouces à l'avant du scanner qui éclipse ceux des MFP mais domine ce matériel.
Cet écran est grand et lumineux, mais il a un problème d'angle de vue où il est assez difficile de voir lorsque vous êtes assis devant le scanner. Il est plus facile de voir debout.
Fait intéressant, l'un des accessoires disponibles est un support de scanner qui augmente l'angle, et l'utilisation de cet article (29.85 €) pourrait résoudre ce problème.
Bien que vous puissiez utiliser cette machine avec un ordinateur connecté via USB ou réseau, elle fonctionnera également de manière isolée si vous fournissez un mot de passe WiFi ou connectez un câble LAN pour lui permettre d'accéder à Internet.
Une connexion Internet est nécessaire pour accéder aux mises à jour du système Android, mais également pour envoyer des numérisations vers des destinations cloud ou e-mail.
Lorsque vous connectez le scanner à Internet pour la première fois, vous pouvez créer un compte avec Raven qui vous permet d'accéder au Raven Cloud depuis la machine et via un accès Web.
Raven Cloud est l'une des destinations possibles pour les documents numérisés, et vous pouvez les configurer, le type de numérisation requis et la qualité à partir de l'interface à écran tactile.
Lorsque nous avons alimenté notre matériel d'examen pour la première fois, il a identifié qu'une mise à jour était nécessaire, et au cours de cette mise à jour, il a révélé que le système d'exploitation est Android. Ce n'est pas que vous pouvez installer des applications sur ce système, mais cela montre que l'écran tactile est une tablette Android avec une interface personnalisée.
Toutes ces fonctions peuvent également être exécutées en dehors du scanner à l'aide de l'application Raven Desktop. Cette fonctionnalité facilite la répartition du travail de numérisation entre une personne qui charge et décharge les documents et une autre qui gère la numérisation. Il s'agit d'un moyen beaucoup plus efficace de gérer le travail et de maintenir des performances de numérisation plus élevées.
Du point de vue de la numérisation, cette machine est très facile à mettre en œuvre et à utiliser. Jusqu'à 100 feuilles peuvent être chargées dans le chargeur de feuilles supérieur, puis éjectées par l'avant au fur et à mesure qu'elles sont alimentées.
Il semble y avoir peu de différence appréciable dans la vitesse de numérisation entre le recto et le duplicata, la couleur, le monochrome ou les différentes résolutions disponibles.
La différence réside dans le temps nécessaire pour les envoyer à leur destination en fonction de la taille accrue des numérisations à plus haute résolution et de l'utilisation de la couleur.
La résolution de numérisation maximale est de 600 ppp, mais si vous souhaitez économiser de l'espace et accepter des détails réduits, vous pouvez choisir une résolution de numérisation de 400, 300 ou 200.
Les pages peuvent être regroupées dans un seul fichier PDF et organisées par dossier si la destination est le stockage. Vous pouvez numériser au format JPG, mais ce format ne permet pas de combiner plusieurs images en un seul fichier.
Une force importante de ce système est le nombre de destinations possibles que les documents numérisés peuvent avoir.
Pour ceux qui comptent sur le stockage en nuage, les destinations possibles incluent Raven Cloud, Box, Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive, OneNote, QuickBooks Online et SharePoint.
Si l'intention est de conserver les fichiers en interne, des destinations personnalisées basées sur le système de fichiers de l'ordinateur Raven Desktop ou une autre destination réseau peuvent également être utilisées.
Non seulement il doit avoir une destination unique, car une numérisation peut automatiquement aller vers plusieurs destinations.
Les documents peuvent également être OCR dans le cloud, ce qui leur permet de rechercher des mots-clés qui pourraient aider à identifier la source.
Le seul problème avec la solution OCR utilisée ici est qu'elle ne fonctionne que pour les documents envoyés au Raven Cloud, car il n'y a pas de mécanisme pour rechercher les fichiers PDF stockés localement.
Raven a inclus un tampon en caoutchouc auto-encreur, mais certains modèles concurrents ont un tampon intégré dans leurs scanners pour accélérer ce processus.
On note aussi à quel point la solution logicielle est américaine, puisque les formats de papier ne mentionnent même pas A4 ou A5. Étant donné que beaucoup en dehors des États-Unis n'utilisent pas de papier au format Lettre, c'est quelque chose qui doit être résolu.
Le matériel de numérisation consiste principalement à numériser des pages, mais le traitement des documents consiste également à gérer ces documents, une fois numérisés.
flux de travail
Fiche technique
Voici les spécifications complètes du Raven Pro :
Capacité du chargeur de documents : 100 feuilles
Capacité de numérisation quotidienne : 6000 XNUMX pages
Dimensions: 12.44 x 8.15 x 7.01 pulgadas
Réseaux : Wi-Fi et Ethernet LAN
Écran LCD : écran tactile 8 pouces
PPP de numérisation maximum : 600
Pages par minute : 60
Numérisation recto-verso : oui
Numérisation vers Internet : oui
Numérisation vers réseau : oui
Numérisation vers USB : Oui
Logiciel : Raven Desktop pour PC et Mac
Avec toute solution de traitement de documents, l'objectif n'est pas seulement de numériser un document. Les informations supplémentaires qui relient ce document à un processus métier sont tout aussi importantes.
Le Raven Pro est conçu pour numériser jusqu'à 6,000 XNUMX pages par jour, ce qui représente une quantité importante de numérisation pouvant être effectuée sur une seule machine au cours d'une journée de travail.
Bien que chaque page ne prenne qu'une seconde, organiser où se trouve le contenu et ce qui se passe demande un réel effort, car il n'est pas nécessaire de numériser des documents et de ne pas pouvoir trouver celui dont vous avez besoin plus tard.
Raven a une capacité de traitement OCR qui peut indexer le contenu d'un document, vous permettant de rechercher ces mots. C'est un bon début et apprécié, mais ce n'est qu'une petite partie du processus plus large.
La plupart des entreprises qui utilisent la numérisation de documents disposent d'un mécanisme spécifique pour lier ces documents à un contact ou à une tâche particulière.
L'approche de Raven à cette exigence s'appelle un "flux de travail" et différents flux de travail sont accessibles à partir de l'application Raven Desktop. Un flux de travail Raven définit le type de documents à attendre, définit la qualité de la numérisation et la destination de ces fichiers une fois créés.
L'avantage de ces définitions est que vous pouvez également personnaliser les noms des fichiers et des dossiers auxquels elles sont envoyées, tout en ayant plusieurs destinations.
Par conséquent, il est possible de numériser un document et d'envoyer une copie à un serveur local, ainsi qu'à Raven Cloud, ainsi que d'être envoyé par courrier électronique à une adresse spécifique.
Il s'agit d'une fonctionnalité utile et l'une des raisons d'utiliser l'application Raven Desktop au lieu de l'interface tactile du scanner.
Cependant, ce n'est pas la véritable définition de "workflow" dans ce contexte, car il ne comprend pas comment le document pourrait être le point de départ d'un processus métier interne.
Pour une intégration complète, le scanner de documents doit être connecté à une base de données externe ou à une solution CRM, et l'équipe de numérisation doit étiqueter chaque document d'une manière ou d'une autre pour créer ce lien.
Idéalement, cela pourrait identifier un numéro de compte ou une référence citée, mais le système Raven n'a aucun moyen d'utiliser l'OCR de cette manière.
Nous avons également remarqué que même si le scanner Raven Pro peut accepter 100 pages sur le chargeur, il n'y a aucun moyen de dire au système qu'il s'agit, par exemple, de dix documents différents avec des pages de séparation entre los dos.
On peut dire au scanner d'ignorer les espaces blancs, mais il ne peut pas les utiliser pour identifier un nouvel ensemble de documents, et c'est une omission malheureuse. Ce que les utilisateurs de Raven sont obligés de faire, c'est de ne pas rejeter les pages vierges, puis de les utiliser comme guide pour recadrer ultérieurement les fichiers PDF fusionnés dans Raven Cloud.
C'est une approche maladroite qui pourrait être considérablement améliorée avec la possibilité de lancer un nouveau document sur une page vierge ou une page avec un symbole spécial, mais ce n'est pas actuellement une option.
Et, bien que l'application Raven Desktop prenne en charge de nombreux objectifs, ce qu'elle n'offre pas, ce sont des interactions de base de données qui créent un enregistrement pour démarrer un système pour gérer la correspondance lorsqu'une lettre est reçue et peut nécessiter une réponse rapide.
La plupart des CRM ont...