Choisir le bon logiciel pour votre entreprise est essentiel à son succès et à sa croissance. Les éditeurs de logiciels membres de la BASDA ont parcouru des milliers de cycles d'achat de logiciels. Notre ensemble de guides de sélection de logiciels sur les meilleures pratiques distille cette expérience pour aider votre entreprise à prendre les bonnes décisions d'achat et peut être trouvé ici. Ce guide se concentre sur les logiciels de paie. Nous vous suggérons de le lire conjointement avec notre guide de sélection de logiciels d'entreprise (pour les moyennes et grandes entreprises) ou notre sélection de logiciels d'entreprise pour la réussite des petites entreprises. Ceux-ci fournissent des conseils et astuces utiles pour sélectionner tous les types de logiciels d'entreprise. Vous pouvez également trouver nos 10 choses à considérer lors de l'achat d'un logiciel de comptabilité utile.
1. Un logiciel de paie ne fera pas de vous un expert de la paie
La paie a tendance à être un rôle assez spécialisé dans de nombreuses entreprises et, par conséquent, le logiciel a tendance à être hautement configurable. C'est à vous en tant qu'acheteur et utilisateur de décider ce qui s'applique à votre propre entreprise. Par exemple, quels éléments de rémunération sont imposables ; Conforme à la NIC (c'est-à-dire pertinent pour les cotisations d'assurance nationale) ; éligible à la pension ; les revenus éligibles à l'inscription automatique ; prêts étudiants; primes pour les rapports sur l'écart de rémunération entre les sexes, etc. Les employés tombent malades, ont des enfants, prennent des vacances, obtiennent des ordonnances judiciaires, partent. Tous ces événements nécessitent des actions spécifiques à prendre avec le logiciel, et vous devez être clair sur la façon dont votre entreprise gérera ces processus.
2. Type d'entreprise: employeur / comptable / comptable / bureau de paie
Selon le type d'entreprise pour laquelle vous achetez un logiciel de paie, vérifiez que le système est conçu pour répondre à cette catégorie d'entreprise spécifique ; Cela peut également affecter les coûts de ce logiciel, surtout si vous travaillez pour le compte d'autres sociétés/unités commerciales.
![nube]()
(Crédit d'image: Pixabay)
3. Cloud ou local
Devez-vous rechercher une solution sur site ou dans le cloud ? Notez que certaines solutions cloud ont moins de fonctionnalités et de configurabilité que les systèmes installés localement sur site, mais elles gagnent à être hébergées et à jour pour vous et peuvent offrir plus de possibilités de collaboration avec d'autres.
4. Donnez-vous suffisamment de temps
Prévoyez suffisamment de temps pour analyser et tester vos systèmes, et si vous passez d'une autre solution de paie, créez un plan de migration. Cela doit être adapté à vos propres cycles économiques, à la disponibilité des ressources, aux exercices et aux modifications législatives.
![Los datos]()
(Crédit d'image: Pixabay)
5. Transfert de données
Si vous passez d'un logiciel existant ou d'un système manuel, quels processus seront nécessaires pour transférer les données ? Les capacités de transfert de données sont-elles fournies par le logiciel ou le fournisseur travaille-t-il avec un partenaire pour y parvenir ? Quels types de données doivent être transférés et quels sont les volumes ? Une nouvelle saisie manuelle sera-t-elle requise ?
6. Essayez avant d'acheter
De nombreux fournisseurs de logiciels de paie proposent des essais gratuits. Il peut être approprié pour votre entreprise de les utiliser. Cependant, sachez que certains logiciels peuvent envoyer automatiquement des données RTI (Real Time Information) à HMRC, pour cette raison et pour répondre aux exigences de protection des données, vous ne devez jamais utiliser de données réelles pour la configuration et les tests. Par exemple, utilisez des références PAYE factices.
7. Comprendre les coûts
Qu'est-ce qui est inclus dans le prix du logiciel ? Les frais d'assistance sont-ils en sus et existe-t-il différents forfaits d'assistance ? Quels sont les coûts des mises à niveau si l'entreprise se développe ? Le type de soutien dont vous avez besoin est-il disponible quand vous en avez besoin, par exemple à la fin de l'exercice ? pendant vos propres heures d'ouverture ; 24/7 etc. De plus, les options sur site et dans le cloud ont souvent des modèles commerciaux différents : les coûts sur site sont généralement plus « initiaux », tandis que les solutions cloud ont des coûts plus répartis sur la durée de vie de l'entreprise. cette résolution. Réfléchissez au modèle qui convient le mieux à vos finances.
8. Interfaces de la carte
Le logiciel prend-il en charge les interfaces avec les prestataires de retraite que vous utiliserez ? Si les interfaces se font via des téléchargements de fichiers .csv, cela augmentera le temps nécessaire pour terminer votre processus de paie par rapport aux interfaces via des liens API, qui offrent une connectivité directe vous permettant de transmettre vos informations de pension en un seul clic. Certains prestataires de retraite n'acceptent qu'un seul téléchargement de données par mois, ce qui nécessite un logiciel de paie pour accumuler les données des employés rémunérés sur une base hebdomadaire.
9. Besoins du HMRC
Tous les logiciels de paie doivent soumettre des informations de paie en temps opportun à HMRC via RTI (Informations en temps réel). Il est à noter que le logiciel de paie répertorié sur le site Web de HMRC ne permet pas nécessairement la soumission de tous les documents RTI. Vous devez prendre en compte les fonctionnalités dont vous avez besoin et vous assurer que le logiciel que vous choisissez les inclut.
10. Exigences particulières
Avez-vous besoin de votre logiciel de paie pour gérer les fréquences de paie moins populaires, telles que les fréquences de paie quotidiennes, sur 2 semaines, 4 semaines et annuelles ? Allez-vous payer les administrateurs ? Assurez-vous que le logiciel de paie gère les calculs NIC des gestionnaires. Si vous payez des employés qui sont également assujettis à l'impôt à l'étranger, vous aurez besoin d'un logiciel de paie qui gère "l'annexe 5" - les règles régissant la déduction de l'impôt étranger en plus de l'impôt PAYE britannique sur les paiements effectués aux employés envoyés travailler à l'étranger. Ce guide provient de l'organisation commerciale britannique BASDA (Business Application Software Developers Association) qui a autorisé TechRadar Pro à le republier. BASDA fonctionne par le biais de la représentation et de la collaboration pour s'assurer que la voix de l'industrie britannique des logiciels d'entreprise est entendue par certains des plus hauts niveaux du gouvernement britannique, des décideurs politiques et des médias de l'industrie. Vous pouvez en savoir plus sur BASDA ici.