Aimez-vous sortir avec quelqu'un ? Moi non plus.

J'ai réalisé qu'il était temps de quitter mon dernier emploi lorsque j'ai réalisé que je passais en moyenne six heures par jour à des réunions, dont beaucoup m'avaient été demandées d'assister strictement à des fins d'information.

Read.ai a levé 10 millions d'euros dans le but de mieux comprendre ce qui ne va pas avec les réunions afin que les personnes qui les organisent puissent faire mieux.

Leur logiciel analyse des mesures de base telles que les heures de début et de fin, la fréquentation et le temps passé sur différents sujets. Il intègre ensuite des observations dérivées de l'apprentissage automatique à partir d'enregistrements audio et vidéo qui indiquent les niveaux d'engagement mesurés par des facteurs tels que l'engagement, le ton de la voix et les expressions visuelles.

En avril, la société a publié un rapport basé sur une analyse de plus de trois millions de minutes de réunion suivies, et il contenait des informations convaincantes.

Environ une réunion sur cinq est considérée comme inadéquate par les participants, avec seulement 46 % recevant une note « bonne ».

Parmi les raisons invoquées, le nombre de retardataires augmente avec la taille de la réunion, atteignant 51 % de ceux qui arrivent en retard pour des réunions de sept personnes ou plus.

En moyenne, 30 % des participants sont en retard, un quart ne sont pas engagés, une personne parle dans près de la moitié de la plupart des petites réunions et 22 % des participants aux réunions de sept personnes ou plus ne disent pas un mot.

Ces résultats reflètent à peu près ma propre expérience, j'étais donc intéressé à parler avec le co-fondateur de Read.ai, David Shim, pour obtenir des conseils sur la façon d'améliorer les réunions. Ils se résumaient à ces sept facteurs.

  • commencer à l'heure. Les mauvaises réunions déraillent tôt, dit Shim. La moyenne commence à 3,3 minutes de retard, ce qui ne semble pas beaucoup jusqu'à ce que vous multipliiez le temps perdu par le nombre de personnes dans la salle. Plus l'heure de début est tardive, plus le groupe sera déconnecté. Les nouveaux arrivants ont également tendance à moins participer que ceux qui étaient là depuis le début. "Au début, cela crée un sentiment de dépression", explique Shim.
  • Invitez moins de personnessurtout dans les grands rassemblements. "Sur les réunions de sept personnes ou plus, nous constatons que 40 % n'engagent pas de conversation", explique Shim. "Le fait que vous décidiez d'inviter trop de monde met tout le monde dans le trou car ils ont peur d'offenser les autres." Au lieu de cela, les personnes qui contribuent rarement à la discussion doivent être retirées de la liste des invités ou activement encouragées à prendre la parole.
  • Savoir quand se taire. La recherche a révélé qu'une personne consomme généralement près de la moitié du temps de conversation lors de réunions de trois et six personnes. C'est une conférence, et les conférences sont ennuyeuses. "Nous constatons une baisse de l'engagement car moins de personnes monopolisent la conversation", déclare Shim. « Faire venir des personnes qui n'ont pas parlé est précieux car cela les fait se sentir impliqués. Il est de la responsabilité de l'hôte de savoir qui sera présent.
  • réunions plus courtes. En tant que journaliste, je reçois beaucoup d'arguments pour les mentions de dirigeants et les lancements de produits, alors il y a des années, j'ai commencé à limiter toutes ces réunions à 20 minutes. J'ai constaté que l'horaire plus compressé oblige les gens à commencer à l'heure, à aller au but plus rapidement et à réduire les bavardages. Les recherches de Read.ai sont d'accord. Il a constaté que l'engagement des participants chute de 16 % du début à la fin d'une réunion moyenne, et le désengagement atteint plus de 40 % dans les réunions de plus de 50 minutes. Le conseil de Shim est simple : "Mettez les choses importantes en premier", dit-il.
  • Évitez les dos à dos et les moments gênants. La valeur diminue à mesure que le nombre de réunions s'accumule, dit Shim. "Les gens sont plus susceptibles d'être en retard ou de ne pas s'engager, et il y a un moment où vous pouvez trop rencontrer quelqu'un", dit-il. Les réunions du vendredi après-midi sont singulièrement impopulaires. Les meilleurs moments de la semaine sont le mardi et le mercredi matin.
  • Vidéo en. Bien que beaucoup d'entre nous aient une relation amour/haine avec la caméra pendant les appels vidéo, les recherches de Read.ai indiquent que l'avoir "conduit à de meilleures réponses des autres", dit Shim. "Même si vous n'aimez pas avoir une vidéo, cela a tendance à donner aux autres l'impression qu'il y a un certain niveau d'engagement." De plus, vous ne pouvez pas vous endormir aussi facilement.
  • demander des commentaires. De nombreux créateurs de sondages Web proposent des abonnements gratuits limités qui sont parfaitement suffisants pour recueillir des commentaires anonymes après la réunion. Étant donné que peu d'entre nous sont des experts en animation de réunion, il semble dommage de ne pas les utiliser.
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