Si bien las tecnologías digitales han transformado la forma en que las personas crean, mueven y almacenan sus datos durante décadas, la gestión de la multitud de documentos físicos y datos digitales producidos por una empresa sigue siendo un desafío constante para las empresas. Las tecnologías como las aplicaciones y los servicios basados ​​en la nube, así como los requisitos reglamentarios en torno al almacenamiento y la protección de los datos de los clientes, han obligado a las empresas a explorar soluciones tecnológicas para la gestión de documentos y datos.

Anteriormente, esto significaba invertir en un sistema de gestión de documentos (DMS), que ayudaba a las empresas a almacenar y gestionar digitalmente documentos en papel y en línea. El auge de las tecnologías web creó sistemas de administración de contenido (CMS), que administraban el contenido creado digitalmente, pero también incluían formatos como archivos de audio, video, imágenes y HTML.

Luego, surgieron los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM), siendo ECM un cajón de sastre para un conjunto de procesos y herramientas que las empresas utilizan para capturar, almacenar, proteger, recuperar y gestionar información comercial. Procesos como la gestión del ciclo de vida del contenido, la gestión de activos digitales, la gestión del flujo de trabajo, el control de la información y las funciones de colaboración se han unido a la mezcla en la gestión de documentos, así como la recuperación ante desastres y las funciones de seguridad avanzadas.

Si bien todos estos acrónimos se han mantenido en uso hasta cierto punto, las líneas entre ellos se han desdibujado a lo largo de los años a medida que los proveedores han agregado más funciones. Hoy en día, la gestión de contenido tiene menos que ver con los tipos de documentos (físicos o digitales, o tipo de formato) y más con si el contenido se usa interna o externamente, dijo Holly Muscolino, vicepresidenta del grupo de estrategias de contenido y el futuro. Trabaja en IDC. La evolución de la gestión de documentos y los sistemas de gestión de contenido se ha superpuesto hasta el punto en que los sistemas de contenido modernos pueden manejar cualquier tipo de documento, flujo de trabajo o proceso, dijo.

De los sistemas monolíticos a los modulares

Esta confusión y mezcla ha continuado, con aplicaciones ECM tradicionales y aplicaciones de colaboración e intercambio de contenido (CSC) que convergen en la nube como servicios de contenido en la nube más ágiles y escalables. Los modelos de trabajo híbridos impulsados ​​por la pandemia de 2020 han impulsado la necesidad de ampliar el acceso a los contenidos desde cualquier lugar. Como resultado, las aplicaciones de contenido en la nube han agregado inteligencia artificial (AI), aprendizaje automático (ML), procesamiento de lenguaje natural (NLP) y análisis para ayudar a las empresas a guiar la toma de decisiones y automatizar tareas en múltiples procesos comerciales.

De hecho, Gartner ha declarado muerta la ECM y ahora llama a la categoría Plataformas de servicios de contenido (CSP). En lugar de tratar de almacenar y administrar toda la información de una empresa en una sola plataforma, el enfoque de CSP enfatiza el uso de aplicaciones y servicios integrados para acceder, trabajar y administrar la información dondequiera que se encuentre.

«Los CSP brindan una forma para que los empleados recuperen y trabajen con contenido de manera moderna y sin problemas a través de dispositivos y límites organizacionales», escribió la compañía en su Informe de mercado de 2021. «Como tales, son fundamentales para la estrategia de trabajo digital de cualquier organización».

IDC también notó el cambio de plataformas ECM únicas a un enfoque modular. «El término servicios de contenido implica que, en lugar de tener una aplicación monolítica que brinda servicios que puede necesitar o no, y que nunca podría satisfacer todos los casos de uso, son modulares, de modo que su equipo de DevOps o su integrador de sistemas pueden crear soluciones que satisfacer una serie de casos de uso «, dijo Muscolino. «Debido a que se puede integrar más fácilmente, no está necesariamente bloqueado en tecnologías específicas. es la visión. Algunos proveedores han podido ejecutar esto mejor que otros».

Muscolino dijo que nuevos proveedores como Box, así como Alfresco y Nuxeo (ambos adquiridos por Hyland), han surgido en esta área, con otros proveedores tradicionales en el espacio que ahora buscan renovar sus ofertas. En una evaluación de proveedores de 2019 del mercado global de aplicaciones de contenido en la nube y SaaS, IDC también identificó a IBM, Microsoft, OpenText, Egnyte, Veeva, Citrix, Dropbox y Oracle como los principales actores del mercado.

Modernización de la gestión de contenidos

Cuando se trata de sistemas CSP, según el informe de Gartner, los compradores «tienen muchas opciones que pueden permitirles implementar realmente una visión empresarial de los servicios de contenido», gracias a los avances en inteligencia y desde la nube. Son más fáciles de obtener, implementar e implementar que las aplicaciones ECM tradicionales, con interfaces de usuario mejor diseñadas que permiten a los usuarios «componer aplicaciones a partir de los microservicios subyacentes».

Sin embargo, Gartner advirtió que los CSP rara vez se implementan como soluciones independientes porque generalmente existe una tecnología de contenido que una empresa ya está utilizando. «Esto puede ser considerado un legado por la organización, pero aún vale la pena evaluar las opciones para actualizar las plataformas existentes», dijo Gartner, porque los costos de migrar y cambiar la forma de las plataformas podrían ser sustanciales.

La capacidad de integración con las aplicaciones comerciales existentes, como los sistemas ERP o CRM, también es importante. «El grado en que una aplicación pueda integrarse sin problemas tendrá un impacto significativo en la adopción», dijo Gartner en el informe.

Muscolino de IDC agregó que hay muy pocas organizaciones que no cuentan con algún tipo de sistema de administración de contenido, incluso las pequeñas empresas usan versiones gratuitas de Box, Dropbox o Google para administrar documentos y archivos.

“Lo que estamos viendo es mucha modernización”, dijo Muscolino. «La mayoría de las inversiones en estas soluciones están destinadas a modernizar la gestión de contenidos; no son necesariamente instalaciones completamente nuevas».

La siguiente fase: contenido unificado

En su conferencia de desarrolladores Ignite, Microsoft anunció Microsoft Syntex, una solución de contenido unificado que reúne varios servicios necesarios para administrar el ciclo de vida del contenido dentro de una organización. Según IDC, Syntex es un ejemplo de una nueva clase de soluciones de contenido que denomina «modelo de contenido unificado».

«La nube, la inteligencia artificial (IA) y las nuevas arquitecturas basadas en servicios han creado categorías heredadas de captura, gestión de contenido empresarial (ECM), colaboración y uso compartido de contenido (CSC), gestión de activos digitales (DAM) y gestión de contenido web obsoleta. (WCM),’ escribió Muscolino en una publicación de blog anunciando el nuevo modelo, que son compatibles con una biblioteca común de servicios de contenido. Estas categorías de aplicaciones tenían sentido en la era de las aplicaciones locales independientes monolíticas, pero son engorrosas e ineficientes. en el contexto de la nube moderna y las arquitecturas en la nube de los primeros servicios empresariales digitales.

El nuevo modelo unificado que ofrece IDC admite un conjunto común de servicios relacionados con el contenido, como control de versiones, generación y gestión de metadatos y acceso seguro, así como servicios especializados, como imágenes y videos, gobernanza, curación y sitio web. traducción, que se puede utilizar a través de herramientas de código bajo/sin código. Esto permitirá a las empresas crear soluciones para «cualquier cantidad de casos de uso comercial centrados en el contenido», según la compañía.

La firma de analistas dijo que Microsoft Syntex es uno de los primeros ejemplos de esta nueva clase de tecnología y espera que otros proveedores hagan lo mismo con este enfoque.

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