Alors que les technologies numériques ont transformé la façon dont les gens créent, déplacent et stockent leurs données depuis des décennies, la gestion de la multitude de documents physiques et de données numériques produits par une entreprise reste un défi permanent pour les entreprises. Des technologies telles que les applications et les services basés sur le cloud, ainsi que les exigences réglementaires concernant le stockage et la protection des données des clients, ont obligé les entreprises à explorer des solutions technologiques pour la gestion des documents et des données. .
Auparavant, cela signifiait investir dans un système de gestion de documents (DMS), qui aidait les entreprises à stocker et à gérer numériquement des documents papier et en ligne. L'essor des technologies Web a créé des systèmes de gestion de contenu (CMS), qui géraient le contenu créé numériquement, mais incluaient également des formats tels que les fichiers audio, vidéo, image et HTML.
Puis sont venus les systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM), l'ECM étant un ensemble de processus et d'outils que les entreprises utilisent pour capturer, stocker, protéger, récupérer et gérer les informations commerciales. Des processus tels que la gestion du cycle de vie du contenu, la gestion des actifs numériques, la gestion des flux de travail, la gouvernance de l'information et les fonctionnalités de collaboration ont rejoint le mix dans la gestion des documents, ainsi que la récupération, la protection contre les sinistres et les fonctionnalités de sécurité avancées.
Bien que tous ces acronymes soient restés utilisés dans une certaine mesure, les frontières entre eux se sont estompées au fil des ans à mesure que les fournisseurs ont ajouté plus de fonctionnalités. Aujourd'hui, la gestion de contenu a moins à voir avec les types de documents (physiques ou numériques, ou type de format) et plus à voir si le contenu est utilisé en interne ou en externe, a déclaré Holly Muscolino, vice-présidente du groupe de stratégie de contenu et du futur. Il travaille chez IDC. L'évolution des systèmes de gestion de documents et de gestion de contenu s'est chevauchée au point où les systèmes de contenu modernes peuvent gérer tout type de document, de flux de travail ou de processus, a-t-il déclaré.
Des systèmes monolithiques aux systèmes modulaires
Cette confusion et ce mélange se sont poursuivis, les applications ECM traditionnelles et les applications de partage et de collaboration de contenu (CSC) convergeant vers le cloud en tant que services de contenu cloud plus agiles et évolutifs. Les modèles de travail hybrides entraînés par la pandémie de 2020 ont alimenté le besoin d'élargir l'accès au contenu de n'importe où. En conséquence, les applications de contenu cloud ont ajouté l'intelligence artificielle (IA), l'apprentissage automatique (ML), le traitement du langage naturel (NLP) et l'analyse pour aider les entreprises à guider la prise de décision et à automatiser les tâches sur plusieurs processus commerciaux.
En fait, Gartner a déclaré l'ECM mort et appelle désormais la catégorie Content Service Platforms (CSP). Plutôt que d'essayer de stocker et de gérer toutes les informations d'une entreprise sur une plate-forme unique, l'approche CSP met l'accent sur l'utilisation d'applications et de services intégrés pour accéder, travailler et gérer les informations où qu'elles se trouvent.
«Les CSP offrent aux employés un moyen de récupérer et de travailler avec du contenu de manière moderne et transparente à travers les appareils et les frontières organisationnelles», a écrit la société dans son rapport de marché 2021. «En tant que tels, ils sont essentiels à la stratégie commerciale de travail numérique de toute organisation ».
IDC a également noté le passage des plates-formes ECM uniques à une approche modulaire. "Le terme services de contenu implique qu'au lieu d'avoir une application monolithique qui fournit des services dont vous pouvez ou non avoir besoin, et qui ne satisfera peut-être jamais tous les cas d'utilisation, ils sont modulaires, afin que votre équipe DevOps ou votre système d'intégration de contenu puisse créer des solutions qui satisfont un certain nombre de cas d'utilisation », a déclaré Muscolino. "Parce qu'il peut être plus facilement intégré, il n'est pas nécessairement verrouillé dans des technologies spécifiques. C'est la vision. Certains fournisseurs ont été en mesure d'exécuter cela mieux que d'autres."
Muscolino a déclaré que de nouveaux fournisseurs tels que Box, ainsi qu'Alfresco et Nuxeo (tous deux acquis par Hyland), ont émergé dans ce domaine, d'autres fournisseurs traditionnels de l'espace cherchant maintenant à réorganiser leurs offres. Dans une évaluation des fournisseurs du marché mondial des applications de contenu SaaS et cloud en 2019, IDC a également identifié IBM, Microsoft, OpenText, Egnyte, Veeva, Citrix, Dropbox et Oracle comme les principaux acteurs du marché.
Modernisation de la gestion de contenu
En ce qui concerne les systèmes CSP, selon le rapport Gartner, les acheteurs "ont de nombreuses options qui peuvent leur permettre de véritablement mettre en œuvre une vision d'entreprise des services de contenu", grâce aux progrès de l'intelligence et du cloud. Ils sont plus faciles à sourcer, à déployer et à déployer que les applications ECM traditionnelles, avec des interfaces utilisateur mieux conçues qui permettent aux utilisateurs de "composer des applications autour des microservices sous-jacents".
Cependant, Gartner a averti que les CSP sont rarement mis en œuvre en tant que solutions autonomes car il existe généralement une technologie de contenu qu'une entreprise utilise déjà. "Cela peut être considéré comme un héritage par l'organisation, mais cela vaut toujours la peine d'évaluer les options de mise à niveau des plates-formes existantes", a déclaré Gartner, car les coûts de migration et de remodelage des plates-formes pourraient être substantiels.
La capacité à s'intégrer aux applications commerciales existantes, telles que les systèmes ERP ou CRM, est également importante. "La mesure dans laquelle une application peut être intégrée de manière transparente aura un impact significatif sur l'adoption", a déclaré Gartner dans le rapport.
Muscolino d'IDC a ajouté qu'il y a très peu d'organisations qui n'ont pas mis en place une sorte de système de gestion de contenu, même les petites entreprises utilisent des versions gratuites de Box, Dropbox ou Google pour gérer les documents et les fichiers.
"Ce que nous voyons, c'est beaucoup de modernisation", a déclaré Muscolino. "La plupart des investissements dans ces solutions visent à moderniser la gestion de contenu ; il ne s'agit pas nécessairement d'installations entièrement nouvelles."
La prochaine phase : contenu unifié
Lors de sa conférence des développeurs Ignite, Microsoft a annoncé Microsoft Syntex, une solution de contenu unifiée qui regroupe divers services nécessaires à la gestion du cycle de vie du contenu au sein d'une organisation. Selon IDC, Syntex est un exemple d'une nouvelle classe de solutions de contenu qu'il appelle le "modèle de contenu unifié".
"Le cloud, l'intelligence artificielle (IA) et les nouvelles architectures basées sur les services ont créé des catégories héritées de capture, de gestion de contenu d'entreprise (ECM), de partage de contenu et de collaboration (CSC), de gestion des actifs numériques (DAM) et de gestion de contenu Web obsolète (WCM). ),' Muscolino a écrit dans un article de blog annonçant le nouveau modèle, qui est soutenu par une bibliothèque commune de services de contenu. Ces catégories d'applications avaient un sens à l'ère des applications locales autonomes monolithiques, mais elles sont lourdes et inefficaces dans le contexte des cloud et les premières architectures cloud des services numériques aux entreprises.
Le nouveau modèle unifié proposé par IDC prend en charge un ensemble commun de services liés au contenu tels que le contrôle de version, la génération et la gestion des métadonnées et l'accès sécurisé, ainsi que des services spécialisés tels que l'image et la vidéo, la gouvernance, la conservation et le site Web. traduction, qui peut être utilisée via des outils low-code/no-code. Cela permettra aux entreprises de créer des solutions pour "n'importe quel nombre de cas d'utilisation commerciale centrés sur le contenu", selon la société.
Le cabinet d'analystes a déclaré que Microsoft Syntex est l'un des premiers exemples de cette nouvelle classe de technologie et s'attend à ce que d'autres fournisseurs suivent cette approche.
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